Dass man seine E-Mails regelmäßig sichern sollte, fällt einem für gewöhnlich erst dann auf, wenn es zu spät ist – und man eine oder mehrere wichtige E-Mails vergeblich sucht. Fällt einem der Verlust früh genug auf, kann man seinen E-Mail-Provider um Hilfe bitten, da dieser oftmals seinerseits Backups anfertigt. Mein Provider z. B. stellt bei Bedarf die in den letzten sieben Tagen gelöschten E-Mails wieder her – allerdings gegen eine schmerzhafte Gebühr. Wäre es also nicht besser, wenn man regelmäßig eigene lokale Backups seiner E-Mails anfertigt? Ja, wäre es.
Gar nicht so einfach auf dem Mac…
Apple beschreibt in einem Support-Dokument, wie man unter Apple Mail eine oder mehrere E-Mails als Datei oder PDF-Dokument sichert. Für meinen Anwendungszweck ist diese Anleitung nur bedingt hilfreich. Zunächst einmal habe ich eine komplexe Ordnerstruktur in meinem Postfach, die ich genauso sichern möchte, wie sie ist. Würde ich mein gesamtes Postfach auf Apples Art sichern, dürfte ich mir für den Rest des Jahres nichts mehr vornehmen – selbst wenn wir jetzt Januar hätten. Außerdem wäre es schön, wenn sich diese Sicherung automatisch erstellen würde. Alles andere wäre doch EDV zu Fuß – so hätte es jedenfalls mein erster Informatik-Lehrer ausgedrückt.
Backup-Planung des Thunderbird-Addons ImportExportTools NG
Der quelloffene E-Mail-Client Mozilla Thunderbird bietet hier deutlich mächtigere Sicherungsmöglichkeiten – wenn man ihn mit dem Addon ImportExportTools NG erweitert. Mit der Backup-Planung des Addons kann ich beispielsweise alle Mail-Dateien täglich automatisch sichern. Allerdings muss Thunderbird hierfür geöffnet sein. Das finde ich ein wenig suboptimal, da ich den Donnervogel eigentlich gar nicht benutze. Zu Backup-Zwecken einen zweiten E-Mai-Client zu installieren und ihn dauerhaft mitlaufen zu lassen… eine sexy Lösung sieht anders aus.
Tools, die auf Server starren
Bei den bisherigen Lösungsansätzen behagt mir außerdem nicht, dass die zu sichernden E-Mails lokal abgegriffen werden. Die meisten Postfächer werden heutzutage nämlich per IMAP abgerufen. Sollten aufgrund von Synchronisationsproblemen oder falschen Einstellungen die E-Mails im Client nicht 100% synchron zu den E-Mails auf dem Server sein, fehlen mir im Backup eventuell wichtige Nachrichten. Wäre es daher nicht cleverer, die E-Mails direkt vom Server abzugreifen? Auch auf die Gefahr hin, mich zu wiederholen: Ja, wäre es.
Für Windows gibt es Lösungen wie MailStore, die genau das tun: Sie greifen direkt auf das Postfach auf dem Server zu und sichern alle E-Mails, die sich dort befinden. Aber ich arbeite ja leider (wieso leider?) auf einem Mac. Da muss es doch auch etwas in der Art geben…
Nach einigem Suchen stoße ich auf Horcrux. Ein seltsamer Name für ein Programm. Einer Google-Suche verdanke ich die Erkenntnis, dass er irgendetwas mit dem Harry-Potter-Universum zu tun hat. Ich frage einen mir persönlich bekannten Harry-Potter-Fan (ich weiß nicht, ob sie sich selbst so nennen würde, aber sie hat alle Bücher mehrmals gelesen), was es mit einem Horcrux auf sich hat. Ein Horcrux sei, so erklärt sie mir, ein Objekt, in dem ein dunkler Magier einen Teil seiner Seele blababla. Alle Potterianer da draußen mögen mir verzeihen, aber ich konnte mit Rowlings literarischem Werk nie besonders viel anfangen.
Die Einrichtung des Zauber-Tools
Aber dieses Programm hat es mir wirklich angetan, egal, wie es heißt. Die Konfiguration ist schnell erledigt: Unter Konten klickt man auf das große ”+” und gibt dann seine Kontendetails ein. Horcrux hat es im Fall von Microsoft365, Gmail und iCloud besonders einfach gemacht, hier muss man lediglich E-Mail-Adresse und Passwort eintragen. Aber selbst wenn man ein Postfach eines anderen Anbieters einrichten will, braucht man zusätzlich nur die Adresse des IMAP-Servers, die man in den Erweiterten Einstellungen eingibt.
Einrichtung eines beliebigen IMAP-Kontos in Horcrux
Nachdem Horcrux diese Daten auf Richtigkeit geprüft und einen ersten Verbindungsversuch unternommen hat, kann man im folgenden Fenster noch die Backup-Frequenz und den Backup-Speicherort festlegen. Soll das Backup zu einer gewünschten Zeit passieren, kann man diese hier ebenfalls festlegen. Außerdem lassen sich an dieser Stelle bestimmte Ordner vom Backup ausnehmen, standardmäßig sind das Entwürfe, Papierkorb und SPAM.
Nach Klick auf Sicherung starten könnte es jetzt je nach Postfachgröße ein bisschen dauern, bis Horcrux das erste vollständige Backup angefertigt hat. Keine Sorge: Zukünftige Backups werden nicht solange dauern, da bei diesen nur neue E-Mails hinzugesichert werden müssen. Man nennt das inkrementelle Backups.
Diesen Fachausdruck kann man gerne gleich wieder vergessen, genauso wie man das komplette Thema E-Mail-Backup ab sofort vergessen kann. Horcrux verrichtet seine Arbeit nämlich sehr zuverlässig. Lässt man seine Desktop-Benachrichtigungen zu, informiert Horcrux einen, sobald er mal wieder sein Backup angelegt hat. Immer wieder beruhigend.
Und wenn man jetzt tatsächlich einmal eine Nachricht in seinem E-Mail-Progamm vermissen sollte, stellt man die aus der Horcrux-Oberfläche heraus einfach wieder her:
In Horcrux eine verschollene E-Mail suchen und im Ursprungsordner wiederherstellen
Suchet, so werdet Ihr nix finden
Problematisch wird es nur, wenn ich nicht mehr weiß, wann genau ich die E-Mail gelöscht habe. Ich muss in Horcrux’ Oberfläche nämlich in den Sicherungspunkten suchen, in denen sich die E-Mail befand, also die Sicherungspunkte zwischen Empfangsdatum und Löschdatum der betreffenden E-Mail. Wann immer ich ich diesen Zeitraum nicht exakt einkreisen kann, beginnt eine elende Sucherei. Eine globale Suche, also über alle Sicherungspunkte hinweg, fehlt in Horcrux. Der Entwickler ist sich dieses Mankos sicherlich bewusst und wird bestimmt bald eine Lösung erarbeiten. Bis dahin muss ich mir anders helfen. Tolle Wurst.
Mal überlegen: Horcrux legt alle E-Mails als EML-Dateien in dem Verzeichnis ab, das ich zum Backup-Speicherort gekürt habe. Dann muss ich ja einfach nur eine Volltext-Suche im betreffenden Ordner (und dessen Unterordnern) starten, um meine verlorene E-Mail zu finden.
Gottseidank habe ich bereits ein Programm zum Durchforsten aller Dateitypen installiert: die Freeware EasyFind. »Moment, denkt sich da der aufmerksame Leser, ich kann unter macOS die Festplatte doch mit der eingebauten Spotlight-Suche durchsuchen!« Das stimmt auch. Spotlight findet ja auch E-Mails, die in Apple Mail gespeichert sind. Den Inhalt von EML-Dateien (und in dieser Form legt Horcrux die Mails ja im Speicherort ab) indiziert Spotlight jedoch nicht. Hier springt das oben erwähnte EasyFind in die Bresche. Man muss ihm nur vorher sagen, dass es auch in EML-Files stöbern soll:
Dass EasyFind auch die Inhalte von EML-Dateien durchsuchen soll, muss man in den Optionen erst anhaken.
Und sonst so?
Welche Alternativen gibt es zu meiner persönlichen Lösung? Nun, wenn man unter Windows zuhause ist, sollte man tatsächlich MailStore eine Chance geben (Achtung: Nur für Privatanwender ist die Home-Version kostenlos!). Anhänger des freien E-Mail-Clients Mozilla Thunderbird, den es immerhin für alle drei großen Betriebsysteme gibt, können sich die oben erwähnte Erweiterung ImportExportTools NG zulegen.
Zu guter Letzt bietet eine immer größer werdende Anzahl von Providern (z. B. STRATO oder IONOS) entsprechende Software-as-a-Service-Lösungen an, die E-Mail-Backups anfertigen können. Hierbei handelt es sich zwar überwiegend um E-Mail-Archivierungs-Anwendungen, deren Hauptaugenmerk auf der Revisionssicherheit liegt (Stichwort GOBD). Als willkommenen Nebeneffekt erstellen diese Lösungen jedoch ein durchsuchbares E-Mail-Archiv, aus dem ich eine verlorengegangene E-Mail wiederherstellen kann. Und genau das möchte man ja haben. Vorteil dieser Lösungen ist, dass sie unabhängig davon funktionieren, ob mein Computer gerade an oder aus ist, da das Programm auf dem Server des Anbieters läuft. Einen Nachteil sehe ich in den laufenden monatlichen Kosten, die sich z. T. noch erhöhen, wenn das E-Mail-Archiv wächst und weiterer Speicher beim Provider hinzugebucht werden muss.
